Yes-Trips

Algemeen

Naam stageorganisatie: Yes-Trips
Stageland: NL – Noord-Holland
Plaats: Amsterdam
Website: http://www.yes-trips.com

Student

Naam Student: Jeroen Borghs
Opleiding/Afstudeerrichting: Management Toerisme
Stageperiode: 2016-2017

Informatie mbt stageorganisatie

Type organisatie: Touroperator
Aantal medewerkers: 3
Bedrijfsbeschrijving: De organisatie Yes-Trips is een kleine maar snel groeiende touroperator dat staat voor ‘Young Epic Students’. Het bedrijf richt zich op nationale en internationale studenten binnen verenigingen en is gespecialiseerd in het aanbieden van unieke evenementen binnen Europa. Dit zijn evenementen zoals Oktoberfest in München, Springfest, Kingsday in Amsterdam, de Amsterdam Gay pride St. Patrick`s day in Ierland, de Bull run in Pamplona en het Tomatina festival. Daarnaast biedt Yes-Trips ook vele stedentrips aan naar Praag, Krakau, Parijs, Berlijn en Budapest.

Zoals bij vele bedrijven en organisaties binnen de toeristisch-recreatieve sector draait het ook bij Yes-Trips om het creëren van een onvergetelijke ervaring. Een beleving die niet zo maar verdwijnt maar die blijft hangen en laat terug denken aan een geweldige tijd samen met gelijkgestemde. Dit doet Yes-Trips allereerst door het aanbieden van pakketreizen. Het pakket bestaat uit vervoer, verblijf en vermaak. Het vervoer richting de bestemming, het verblijf op de bestemming en het vermaak tijdens de reis. Het zijn de drie componenten die de basis vormen van het toeristisch product. Deze drie componenten worden gerealiseerd vanuit de vier pilaren waaruit Yes-Trips is opgebouwd en het fundament vormen van de beleving waar het bedrijf naar streeft.
De vier pilaren zijn affordable (betaalbaar), reliable (betrouwbaar), memorable (gedenkwaardig) en als laatste community (gemeenschap). Allereerst moet het product betaalbaar zijn. Het werkt immers met studenten, een doelgroep die over het algemeen niet veel te besteden heeft. Om deze unieke evenementen en stedentrips toegankelijk te maken voor studenten moet het daarom betaalbaar zijn.
De tweede pilaar is betrouwbaar. De aangeboden reizen moeten natuurlijk van A tot Z goed geregeld worden. De klant moet waar voor zijn geld krijgen. Dit is belangrijk om de klant te behouden en terug te laten komen. Tevens draagt het bij aan een stukje beleving. Een reis die goed is geregeld en soepel verloopt zorgt voor tevredenheid wat bijdraagt aan de gehele terugkijk op de reis.
De derde pilaar is gedenkwaardigheid en refereert naar de beleving waarna Yes-Trips streeft. De reis moet zorgen voor een onvergetelijke ervaring die de studenten nog lang bij blijft. Een herinnering die een speciaal gevoel teweegbrengt. Deze pilaar heeft een verband met de vierde en tevens laatste pilaar waaruit Yes-Trips is opgebouwd. Dit is de pilaar gemeenschap en waarbij de reisleiding een grote rol speelt. Het bij elkaar brengen, ofwel het bouwen van een gemeenschap onder de studenten op reis zorgt volgens Yes-Trips voor het maken van nieuwe vrienden. Een groep die tijdens de reis elkaar leert kennen, naar elkaar toe trekt en waardoor nieuwe vriendschappen ontstaan. Toegankelijke reisleiding die niet alleen zorgen dat de zaken op reis soepel verlopen maar ook een vriend zijn voor de studenten.

Doelgroep: Nationale en internationale studenten
Bedrijfscultuur: Informeel
Kledingvoorschriften: Casual
Bereikbaarheid organisatie: Openbaar vervoer

Informatie mbt de stage

Welke afdeling loop je stage: N.V.T.
Korte omschrijving van je dagelijkse werkzaamheden: Dagelijkse werkzaamheden

Om een goed beeld te geven van mijn dagelijkse werkzaamheden bij het stagebedrijf Yes-Trips neem ik u mee terug naar het begin van mijn praktijkstage. Het begin van mijn praktijkstage begon met een team van twee man sterk. Mijn werkzaamheden waren hierdoor enorm divers. Het bedrijf bevond zich in de voorbereidingen van het hoogseizoen en waren dus anders dan aan het einde van mijn stage.
In het eerste gedeelte zult u lezen over mijn werkzaamheden tijdens de voorbereidingen naar het hoogseizoen toe. Het geeft een beschrijving van mijn dagelijkse werkzaamheden en de ervaringen die heb opgedaan in de voor mij nieuwe professionele omgeving. Ook wordt hierbij het niveau aangegeven waarop ik de werkzaamheden heb uitgevoerd en welke mate van zelfstandigheid ik hier in had.
Het tweede gedeelte gaat over de verschuiving van mijn dagelijkse werkzaamheden die er plaats vond. Het beschrijft de overgang naar andere werkzaamheden en de plaats die ik binnen het bedrijf in nam. Het is met name de functie ik op me heb genomen of gekregen heb binnen het bedrijf. Uiteraard komt het verloop er van terug en wordt hierbij het niveau aangegeven en de mate van zelfstandigheid die ik hier in had.

Dagelijkse werkzaamheden stageperiode 1

De start van mijn stage begon midden in de voorbereidingen naar het hoogseizoen toe. Er stonden veel reizen op de planning met daar boven op het unieke evenement Oktoberfest in München. Mijn dagelijkse werkzaamheden waren in het begin dan ook enorm divers maar de nadruk lag vooral op het sluiten van deals met cafés, discotheken, organisaties die kroegentochten verzorgen, restaurants en hostels.

Om een goed beeld te geven van de oorsprong van deze taken neem ik u terug naar waar deze werkzaamheden vandaan komen.
Zo begint het met een aanvraag vanuit één bepaalde vereniging met hun eigen wensen en input. Dit is vaak een partner waarvoor al meerdere reizen zijn georganiseerd.
Er wordt door het stagebedrijf een offerte opgesteld in Excel waarbij alle kosten worden verrekend en de marges worden vastgesteld. De opgedane kennis en vaardigheden vanuit de NHTV kwam hierbij meteen in terug. Bij goedkeuring van de offerte door de partner werd een vergadering gehouden met het stage bedrijf en de boekende partner. Zo werden alle belangrijke zaken besproken zoals het vervoer, de locatie, de eventuele activiteiten vanuit de vereniging zelf, het draaiboek, het betalingssysteem, de evaluaties, de promotiemiddelen en de essentiële informatie voor de studenten bij de betreffende vereniging.
Na deze vergadering lagen mijn taken vooral bij het contacteren van de busmaatschappij, het contacteren en vastleggen van de hostels voor zowel de gasten als de buschauffeur, het voorbereiden van alle benodigde spullen en het geven van trainingen aan de reisleiding.
Het contacteren van bijvoorbeeld de hostels was volledig mijn eigen verantwoordelijkheid. Zo heb ik een algemene mail opgesteld die ik per bestemming naar verschillende hostels stuurde. Ik moest hierbij letten op de prijs van het hostel en de afstand van het centrum. Na het versturen van de mails kreeg ik verschillende aanbiedingen van verschillende hostels waarmee ik ging onderhandelen over de eisen die ik vanuit het stagebedrijf mee kreeg. Uiteindelijk was het aan mij om een keuze te maken en het hostel te boeken.
Tussendoor hield ik me bezig met het sluiten van deals op verschillende bestemming. Dit zijn deals met cafés, discotheken, restaurants en organisaties die kroegentochten verzorgen. Ik begon hierbij met het zoeken van verschillende horecazaken in de buurt van het centrum. Vervolgens stelde ik een mail op met daarin de eisen van het stagebedrijf en begon ik met onderhandelen.
De uitvoering van deze taken was volledig zelfstandig en ik had hierin dan ook de regie. Omdat ik meteen serieus bezig was met deals voor het bedrijf was er ook weinig ruimte voor fouten. Het niveau van mijn werkzaamheden was dan ook hoog.
Ik heb ook nooit het gevoel gehad een werknemer te zijn. Vanaf het begin ben ik bij alles betrokken en heb ik veel vertrouwen gekregen in alles. Dit stelde mij in staat om snel te wennen aan de snelle professionele omgeving waarin ik mijn dagelijkse werkzaamheden uitvoerden.
Naast mijn dagelijkse taken was het werven van nieuwe gidsen belangrijk onderdeel. Het is een belangrijk onderdeel van Yes-Trips. Niet alleen van de reizen zelf maar zij vormen ook het gezicht van het bedrijf en daarom een belangrijk factor.
Het werven van nieuwe gidsen deed ik door vacatures te plaatsen via verschillende social media en het netwerk dat ik door de jaren heb opgebouwd. Het vervolg hiervan was de sollicitatie procedure en het aannemen van mensen. De eerste paar keer was dit samen met het stagebedrijf maar al snel kreeg ik de verantwoordelijkheid over het gehele proces.
Dit hield niet alleen in dat ik met de sollicitatieprocedure bezig was maar ook met het geven van trainingen na het aannemen van de nieuwe reisleiding. Hierin was het mijn taak om de training voor te bereiden, de nieuwe reisleiding te ontvangen op het kantoor en vervolgens de reisleiding te instrueren van de betreffende reis of het evenement. Vaak was ik hierin volledig verantwoordelijk en deed ik dit zelfstandig. Natuurlijk deed ik dit met vooraf gekregen instructies maar het niveau en de mate van zelfstandigheid was hoog.
Het werven, het voorgaand contact, de sollicitatie en de training worden gedaan in het Engels omdat het bedrijf werkt met reisleiding van zowel nationale als internationale afkomst. Dit was in het begin meteen een omschakeling maar tevens een goed leermoment.

Vrijwel alle bovengenoemde werkzaamheden waren uiteraard van groot belang voor de reizen zelf. Hiermee doel ik op het uitvoerende aspect van de reizen. Daar waar ik met name bezig was met het organisatorische aspect was ik in de weekenden bezig met effectief uitvoeren van de reis. Tijdens deze reizen had ik enorm veel werkzaamheden.
De reis begint met het ontvangen van de gasten op de vertreklocatie. Dit is het eerste contact tijdens de reis met de partner en studenten van de betreffende organisatie of vereniging. Naast de taken zoals het checken van tickets, het uitdelen van aansprakelijkheidsformulieren, het uitdelen van de programmaboekjes en het geven van de welkomspeech komt het sociale aspect kijken. Als reisleider lijdt je de reis en zorg je de gasten zich op hun gemak voelen. Het leren kennen van je gasten staat hierin centraal.
Taken op de locatie zelf zijn zorgen dat zowel het inchecken als het uitchecken goed verloopt, het geven van een stedentrip- en of kastelentoer, het verzorgen van het gehele programma aan de hand van het draaiboek.
Bij komende taken zijn daarbij het oplossen van problemen die zich voordoen op locatie. Dit kunnen kleine incidenten zijn zoals fysieke problemen van de gasten, persoonlijke spullen die gestolen worden of bijvoorbeeld het bemiddelen tussen het hostel en gasten die zich niet gedragen.
Al deze taken moeten worden uitgevoerd met balans tussen Yes-Trips, de boekende partner, de studenten van de vereniging (gasten) en de externe partijen zoals de hostels, geboekte activiteiten, het busbedrijf en organisaties die bijvoorbeeld kroegentochten op locatie organiseren.
Daarbij komt als laatste het vormen van een community, ofwel het bij elkaar brengen van de studenten.

Naast de bovengenoemde taken werd ik door het stage bedrijf in alles betrokken. Zo ging ik mee naar elke meeting- en of vergadering met partners of toekomstige partners. Was ik aanwezig bij alle sollicitatieprocedures, salesmeetings en bedrijfsbezoeken. Een zeer interessante periode waarin ik alle aspecten van het bedrijf mee kreeg.

Dagelijkse werkzaamheden stageperiode 2

In de tweede periode van mijn praktijkstage bij Yes-Trips kwam er een verschuiving in mijn dagelijkse werkzaamheden. Dit kwam voornamelijk door de komst van een derde persoon die het team kwam versterken. Doordat deze persoon zich met name ging richten op het deel operations en daarbij een groot deel van mijn werkzaamheden kreeg kon ik me meer gaan focussen op de werkzaamheden waar ik in eerste instantie voor was aangenomen. Dit hield in dat ik me vooral bezig ging houden met de sales waarbij ik de functie als accountmanager voor Yes-Trips ging bekleden.

De laatste periode heb ik me voornamelijk bezig gehouden met het functioneren als accountmanager voor Yes-Trips.
Yes-Trips is een organisatie die afhankelijk is van de studie- en studentenverenigingen die reizen of evenementen boeken bij het bedrijf. Om er voor te zorgen dat Yes-Trips blijft groeien en er qua boekingen vanuit de verenigingen voldoende continuïteit plaats vindt was het aan mij de taak om nieuwe partners aan te sluiten in de vorm van studentenverenigingen, studieverenigingen en sponsors.
Als accountmanager voor Yes-Trips heb ik allereerst een lijst opgesteld met alle studie- en of studentenverenigingen in Amsterdam. Later deed ik dit voor Tilburg, Breda en Utrecht.
Voor het opstellen van de lijst noteerde ik de meest belangrijke gegevens van de vereniging. Dit zijn gegevens zoals de soort vereniging, het adres, het telefoonnummer, het emailadres van zowel de vereniging zelf als van de voorzitter en het aantal actieve leden.
Vervolgens heb ik een mail opgesteld over Yes-Trips zelf. Hierin heb ik bijvoorbeeld vermeld wie wij zijn, wat wij doen en wat wij zouden kunnen betekenen voor betreffende vereniging.
Bij het versturen van de mail heb ik altijd de intro aangepast op de betreffende vereniging waarbij ik rekening hield met de huisstijl en de verwoording die ze gebruiken op hun website.
Het vesturen van de acquisitiemails leidde tot veel respons van verschillende verenigingen. Met deze verenigingen maakte ik een vrijblijvende afspraak bij hun op de vereniging om te praten over de mogelijkheden en met name voor het verkopen van reis wat zou moeten leiden tot een samenwerkingsverband. Zo heb ik veel gesprekken gehad met verschillende verenigingen die interesse hadden in ons product.
Zo bestonden mijn dagelijkse werkzaamheden de tweede periode voornamelijk uit het versturen van acquisitiemails, het maken van afspraken, het voorbereiden van de gesprekken, het onderhouden van de contacten en het sluiten van samenwerkingsverbanden die resulteerden in het daadwerkelijk boeken van stedentrips en evenementen die Yes-Trips aanbiedt.

Mijn dagelijkse werkzaamheden, ofwel het bekleden van de functie accountmanager voor Yes-Trips droeg een grote verantwoordelijkheid en mate van zelfstandigheid met zich mee. Ik was als accountmanager natuurlijk voor een deel verantwoordelijk voor de groei van het bedrijf.
De mate van zelfstandigheid en het niveau waarop ik de werkzaamheden heb uitgevoerd waren op zeer hoog niveau. Zo was het simpelweg mijn taak om te zorgen dat er nieuwe samenwerkingsverbanden werden gesloten en er reizen werden verkocht. Op dit niveau was ik ook absoluut geen stagiaire meer maar een volwaardig werknemer van het bedrijf met een grote verantwoordelijkheid.

Korte omschrijving van je bedrijfsopdracht: In de praktijk blijkt het vinden van vakkundige reisleiding een probleem te vormen. De organisatie heeft verschillende kanalen waaruit de reisleiding wordt geworven maar beschikken vaak niet over de juiste vaardigheden, kwaliteiten en- of competenties.

De bedrijfsopdracht is een onderzoek wat zich richt op de reisleiding binnen de organisatie.
Aan welke kwaliteiten, vaardigheden en- of competenties moet een reisleider voldoen? Wat vindt de doelgroep waar Yes-Trips zich op richt zelf? Door het beantwoorden van deze vragen wordt een schets gemaakt van de reisleider waar de organisatie naar opzoek is. Dit zal de maatstaf worden voor het beoordelen van de reisleiding, om zo te kijken welke kanalen de meest kwalitatieve reisleiding aanlevert.

Kwalitatieve reisleiding draagt bij aan een optimale belevingsfactor, het geen waar Yes-Trips naar streeft en wat volgens hun zal leiden tot verbetering van het toeristisch product.

Begeleiding vanuit het bedrijf: De begeleiding vanuit het bedrijf zelf is uitstekend. Echter, het is een klein bedrijf waarin je direct bezig bent met het daadwerkelijk runnen van het bedrijf. Zo wordt er een grote mate van zelfstandigheid van je verwacht maar is de begeleiding tevens altijd dichtbij waar nodig.

Gewenste vaardigheden voor deze stage

Welke persoonlijke kwaliteiten zijn van belang: Zelfstandig, zeer flexibel, teamplayer, asseriviteit, ondernemend.
Aanvullende eisen van het bedrijf: Commercieel, Excel, goede beheersing Engelse taal.

Toekomstige studenten

Studenten die interesse hebben in dit bedrijf, mogen contact met mij opnemen: Ja
Email: jeroen_borghs@hotmail.com
Tips met betrekking tot deze stage: De praktijkstage bij de organisatie Yes-Trips is voor mensen die geen pretstage willen.
Yes-Trips is een kleine organisatie die met een snel tempo aan het groeien is. Vanaf het eerste moment wordt je meteen betrokken in alles. Dit is erg prettig maar neemt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Bij Yes-Trips ben je echt een bedrijf aan het runnen en is er weinig ruimte voor fouten.

Kies je voor Yes-Trips dan kies je voor een zeer interessante praktijkstage waarbij je alle aspecten van de bedrijfsvoering mee krijgt. Een interessante, snelle en inspirerende omgeving die veel van je vraagt maar waar je enorm veel van zult leren.

Youtube filmpje stage: link filmpje