The Hague Convention Bureau

Algemeen

Naam stageorganisatie: The Hague Convention Bureau
Stageland: NL – Zuid-Holland
Plaats: Den Haag
Website: https://conventionbureau.thehague.com

Student

Naam Student: Tess Mulder
Opleiding/Afstudeerrichting: Tourism Management (NL)
Stageperiode: 2018-2019

Informatie mbt stageorganisatie

Type organisatie: Convention Bureau
Aantal medewerkers: 30
Bedrijfsbeschrijving: The Hague Convention Bureau richt zich op het werven van internationale congressen voor de stad Den Haag. Internationale congressen zorgen voor veel inkomende zakelijke toeristen. De uitgaven van deze toeristen zijn economisch gezien goed voor de stad. Hiernaast zorgt het voor banen voor de bewoners.

Zo promoten zij de stad aan associaties en corporate bedrijven op verschillende manieren. The Hague Convention Bureau organiseert bijvoorbeeld Site Inspections en FAM-trips waar zij in een/twee/drie dagen de stad laten zien. Tijdens deze dagen worden bedrijven zoals hotels, restaurants en congres veneus bezocht.

Naast het convention bureau ondersteun ik ook The Hague Business Agency. Dit omdat deze twee afdelingen samen zijn gevoegd onder de B2B kant.
The Hague Business Agency werft internationale bedrijven voor de stad. Zo promoten zij Den Haag op internationaal niveau om ervoor te zorgen dat wanneer bedrijven een nieuw kantoor willen openen in een ander land, zij dat in Den Haag doen.
Ook dit zorgt voor meer inkomsten en werkgelegenheid in de stad.
Doelgroep: PCO’s, associaties, zakelijke bedrijven.
Bedrijfscultuur: Onderling is het contact vrij informeel en niet hiërarchies
Kledingvoorschriften: Formeel
Bereikbaarheid organisatie: Trein, Bus, Metro

Informatie mbt de stage

Welke afdeling loop je stage: Sales Support
Korte omschrijving van je dagelijkse werkzaamheden: Als Sales Support stagiare ondersteun ik de Sales Managers van The Hague Convention Bureau en The Hague Business Agency bij verschillende zaken.

– Research: Ik voer research opdrachten uit voor de Sales Managers. Deze opdrachten bestaan veelal uit onderzoek naar potentiële congressen en bedrijven voor de stad.

– Ondersteunen bij het organiseren van events: Ik heb geholpen een aantal events te organiseren voor The Hague Business Agency. Op dit moment heb ik een eigen event toegewezen gekregen welke ik geheel zelf aan het organiseren ben.

– Ondersteuning bieden bij het voorbereiden van Site inspections en FAM trips: Een FAM trip word gehouden wanneer een PCO of klant Den Haag al als potentiele stad ziet voor het congres/evenement, en een site inspection word gehouden naar aanleiding van een lead.

Congres ondersteuning: Hierbij kan gedacht worden aan het afleveren van bepaalde producten aan partners, het maken van goodiebags, het schrijven van kaartjes etc. Het komt er op neer dat ik help om de klant zich welkom te laten voelen.

Ondersteuning support breed: Office management.

Het updaten van het CRM systeem: Het bedrijf maakt gebruik van een CRM systeem genaamd simple view. In dit systeem staan alle klanten en partners vermeld. In simple view zorg ik ervoor dat de FAM trips en Site inspections op een goede manier gelogd staan. Dit is met name belangrijk voor de partners van het bedrijf gezien dit een geheel overzicht bied van de klanten welke jaarlijks door het bedrijf geleverd worden.

Korte omschrijving van je bedrijfsopdracht: The Hague Convetion Bureau lanceert in mei een nieuwe service, een toolkit. In deze toolkit zijn foto’s, video’s, FAQS & Figures, tips etc. te vinden over de stad. Deze beelden/teksten kunnen gedownload worden waarnaar congres organisatoren dit als promotiemateriaal kunnen gebruiken op hun website.
Middels mijn onderzoek wil ik er achter komen wat de medewerkers precies denken dat de klant nodig heeft en wat de klant zelf denkt nodig te hebben qua informatie/beeld in de toolkit. Onderwerpen welke als resultaat naar voren komen worden (mits mogelijk) meegenomen in de toolkit. Indien dit niet in de toolkit past wilt het bedrijf gaan kijken of dit op een andere manier aangeboden kan worden.

Begeleiding vanuit het bedrijf: Vanuit het bedrijf word ik erg goed begeleid. Zo heb ik wekelijks 1 op 1 gesprekken met mijn stagebegeleidster en heb ik echt het gevoel dat ik alles aan kan geven. Ze besteed voldoende aandacht aan mij en helpt me erg veel mee. Zo geeft ze veel tips waarmee ik vooruit kan.

Gewenste vaardigheden voor deze stage

Welke persoonlijke kwaliteiten zijn van belang: Zelfstandig (je werkt veel zelf en dient alles zelf in te plannen), leergierig, sociaal vaardig, flexibel, creatief.
Aanvullende eisen van het bedrijf: Talenkennis (Engels is een must)

Toekomstige studenten

Studenten die interesse hebben in dit bedrijf, mogen contact met mij opnemen: Ja
Email: 163334@buas.nl
Tips met betrekking tot deze stage: Het is een nieuw onderwerp (Convention bureau). Dit omdat dit in onze studie niet direct naar voren komt. In het begin is het wat lastig te begrijpen wat alles precies inhoud. Schrik hier niet van, het bedrijf geeft je alle tijd er rustig in te komen.