The Hague Convention Bureau

Algemeen

Naam stageorganisatie: The Hague Convention Bureau
Stageland: NL – Zuid-Holland
Plaats: Den Haag
Website: https://conventionbureau.thehague.com/

Student

Naam Student: Jeroen Cichon
Opleiding/Afstudeerrichting: Tourism Management (EN)
Stageperiode: 2019-2020

Informatie mbt stageorganisatie

Type organisatie: Destination Management Organisation (DMO)
Aantal medewerkers: 50
Bedrijfsbeschrijving: The Hague Convention Bureau is een stichting die in opdracht van de gemeente Den Haag internationale congressen naar de stad haalt. Congressen trekken immers veel zakelijke bezoekers naar de stad die veel uitgeven in hotels, restaurants etc. en dat is goed voor de locale economie. Er is berekend dat elke euro die in het conventie bureau is geinvesteerd, 25 euro aan economische waarde voor Den Haag heeft opgelevert.

The Hague Convention Bureau is deel van de koepel stichting The Hague and Partners. Zij hebben als brede taak om de economie van de stad te stimuleren. Daarom zijn er naast het conventie bureau, dat uit ongeveer 10 mensen bestaat, nog 2 stichtingen onder deze koepel. Namelijk The Hague marketing, verantwoordelijk voor het aantal toeristen in de stad. En The Hague Business Agency, zij zorgen er voor dat Internationale bedrijven een vestiging in de stad openen. Omdat de taken van deze stichtingen verweven zijn met elkaar delen ze een kantoor dat plek bied aan de (ongeveer) 50 mensen die voor de verschillende stichtingen van The Hague and Partners werken.
Doelgroep: B2B, eventplanners en associaties die congressen organiseren.
Bedrijfscultuur: Informeel
Kledingvoorschriften: Formeel
Bereikbaarheid organisatie: Tramhalte Beatrixkwartier voor de deur.

Informatie mbt de stage

Welke afdeling loop je stage: Sales Support

Korte omschrijving van je dagelijkse werkzaamheden: De werkzaamheden op deze afdeling verschillen. De afdeling sales support is er kortweg voor verantwoordelijk sales managers, die elk binnen een bepaalde sector congressen aan werven, te helpen in het verkoop proces. Dit kan zijn door:

– Research te doen in opdracht voor sales managers. Bijvoorbeeld om te kijken welke associaties in een bepaald land gevestigd zijn, en of zij congressen organiseren die in Den Haag gehouden zouden kunnen worden?
– Het voorbereiden van Fam-Trips en site inspecties. Dit zijn tripjes voor event planners om ze de mogelijkheden te laten zien die Den Haag heeft op congres gebied. Je plant een route voor de klant langs verschillende interesante venues. En neemt contact op met de MICE vertegenwoordiger van de hotels of venues die in de inspectie zijn opgenomen om een afspraak met ze te maken.
– Organiseren van evenementen: Steeds vaker helpt het Convention bureau ook andere evenementen, zoals netwerkborrels en partner (Haagse bedrijven die betalen voor de services van het convention bureau) bijeenkomsten. Soms help je mee om het evenement vorm te geven en als het goed gaat kun je veel zelfstandig gaan doen op dit vlak.
– Verbeteren customer experience: THCB is de perfecte plek om je commerciel inzicht uit te breiden. Door het maken en voorbereiden van documenten voor klanten, of het vinden van bijvoorbeeld het juiste cadeau voor een jarige eventplanner leer je meer over hoe je zakelijke relaties kunt onderhouden.
Korte omschrijving van je bedrijfsopdracht:

Hoe kan The Hague Convention Bureau er voor zorgen dat er meer congressen (blijvend) terug komen naar de stad?

Aquisitie van congressen kost veel tijd en energie. Het was daarom de moeite waard om te kijken naar manieren om congressen vaker te laten kiezen voor Den Haag. Er was vanuit het bureau al een vermoeden naar wat zou kunnen werken, het was aan mij om deze hypothese te testen bij congres organisatoren en event planners die al vaker terug kwamen naar de stad.

Begeleiding vanuit het bedrijf: De sfeer in de organisatie is erg goed! Iedereen geeft je vanaf de eerste dag het gevoel dat je er bij hoort. De cultuur is er erg open en flexibel, dus ook als je eens bij The Hague Marketing of the Business Agency wilt mee kijken of helpen, kan dat gewoon.

Verder was er vanuit het bedrijf een begeleidster waarmee ik wekelijks een 1-1 gesprek had waar de voortgang van de stage werd besproken. Dit vond ik zelf erg waardevol.

Gewenste vaardigheden voor deze stage

Welke persoonlijke kwaliteiten zijn van belang: Plannen en organiseren, commerciel inzicht, sociaal vaardig en kritisch
Aanvullende eisen van het bedrijf: Engels dient in orde te zijn in woord en geschrift omdat je veel te maken hebt met buitenlandse klanten en collega’s

Toekomstige studenten

Studenten die interesse hebben in dit bedrijf, mogen contact met mij opnemen: Ja
Email: j.cichon@hotmail.com
Tips met betrekking tot deze stage: Ik ervoer dat het thema ”convention bureau” amper in het curriculum terug komt op school. Het is dus verstandig om je even in te lezen voor je aan de stage begint. Zelf vond ik dat het boek: Conference management van John E. Moreu een goede samenvatting geeft van wat een convention bureau precies doet en hoe de congres industrie werkt (boek is te vinden in de bieb). Het is een best specifieke wereld en iedereen van het Convention Bureau laat je graag zien hoe het er in de praktijk uit ziet.

Den Haag is een prachtige stad. Dat vindt iedereen op het kantoor. Zeker geen must, maar het helpt zeker als je de stad al een beetje kent of als je er gaat wonen voor de duur van je stage. Ik vond het zelf erg leuk om na werktijd de stad te ontdekken en tips van collega’s op te volgen over wat je allemaal kunt doen in de stad. Als je de optie hebt om een kamer te vinden daar zou ik de gelegenheid zeker aangrijpen.

Er is verder veel mogelijk en je kunt zeker een eigen invulling aan je stage geven in overleg met je begeleider. Geef aan wat je leuk vindt en wat je graag wilt leren. Ze denken graag met je mee naar hoe je je leerdoelen zou kunnen behalen. Ik vond het zelf bijvoorbeel leuk om nieuwe mensen in de hotel en congresindustrie te leren kennen. Dus ik ben vaak bij hotels geweest waar THCB zaken mee doet en mocht meehelpen met het uitvoeren van het programma van een FAM-trip.