RCN La Bastide en Ardèche

Placement organization

Name of organization: RCN La Bastide en Ardèche
Town/city: Sampzon
Country: Frankrijk
Website: http://www.rcn.nl

Name of student: Laura Dek

Specialist area: MRO
Placement period: 2013-2014

Information about placement organization

Type of organization: camping
Organization’s activities: het verhuren van kampeerplaatsen en stacaravans, met extra inkomsten uit een restaurant, winkeltje, kiosk enz.
Target group of the organization: gezinnen
Company culture: plat. informeel.
Number of employees: 55
Dress code: casual
Did the organization meet the agreements you made beforehand? Ja

Information about your placement

In which department(s) are you working? administratie/financien
Brief description of your daily activities: Een schema maken wanneer welke financiële activiteit uitgevoerd moet worden.
Leveranciers facturen controleren, scannen naar de boekhoudster en archiveren. Met archiveren wordt bedoeld het sorteren van facturen, contracten en etc. in de juiste mappen.
Sommige leveranciers moeten ook in de computer opgeslagen worden. De bestellingen van Kwizien worden opgeslagen op de computer.
Het inboeken van de omzet van de receptiekassa, restaurantkassa en epicerie kassa. Dit betekent het controleren van verkoop met de daadwerkelijke kassaomzet en dit in Unicamp zetten. Unicamp is het systeem waarin alle reserveringen en betalingen van RCN La Bastide opgeslagen worden. De omzet gaat in de kluis, met deze kluis wordt er gewisseld met de kassa’s. Zodat er voor de volgende dag weer genoeg wisselgeld is.
Na het inboeken moet gecontroleerd worden of sinds het begin van het seizoen (1 oktober 2013) de verkopen gelijk zijn met de omzet. Dit kan in Unicamp vergeleken worden.
Overzicht maken van de omzet horeca en epicerie (apart van elkaar) 2012 / 2013.
Er zijn ook betalingen die met de credit card of pin betaald worden. Deze betalingen worden ook ingeboekt in Unicamp, maar moeten ook weer uit het systeem geboekt worden. Wanneer dit gedaan wordt, kan er gelijk gecontroleerd worden of alles is ingeboekt of dat er een pinbon ontbreekt. Dit wordt ook gedaan met de cheques.
Er wordt veel omzet gedraaid en dit moet naar de bank gebracht worden aangezien het vaak allemaal in contanten wordt betaald. Hiervoor worden er speciale depot enveloppen gevuld en afgedragen naar de bank.
Veel gasten doen hun aanbetalingen via de Rabobank, deze betalingen moeten in het systeem Unicamp ingeboekt worden. Soms betalen gasten te veel of zijn er andere redenen waarom gasten hun geld of een deel van hun geld terug krijgen. Dit moet ook worden ingevoerd in UNICAMP en via Rabobank terug gestort worden.
Veel betalingen naar leveranciers worden automatisch afgeschreven, de facturen die handmatig verricht moeten worden hebben een akkoord nodig van een beheerder. Hiervoor is een speciale map aangemaakt en moet er een overzicht zijn met wie welk akkoord moet geven en wanneer de factuur betaald moet worden. Hierna wordt er gevraagd of het akkoord is. Als het bedrag boven de €2000 is moet er een akkoord gevraagd worden aan de directeur van RCN Frankrijk.
Betalingen verrichten via rabobank, de Franse bank of per cheque.
Facturen vergelijken.
Overzicht maken voor boekhoudster met de uitgegeven cheques.
Overzicht maken met welk bedrijf automatisch wordt betaald of handmatig.
Bestellijsten maken aan de hand van facturen.
Facturen vergelijken met de prijzen van Gain. Gain is een overkoepelende organisatie waarmee de camping producten goedkoper geleverd kunnen worden.
Kosten van buffetten uitrekenen aan de hand van facturen.
Gasten die nog geen aanbetaling hebben gedaan een herinneringsmail sturen of bellen.
Reizen boeken voor personeel.

Brief description of your company assignment: De opdracht bestaat uit het testen, aanpassen en verbeteren van het vorig jaar opgezette handboek.
Vragen hierbij zijn:
Kan een onwetende medewerker met het handboek uit de voeten?
Is het duidelijk genoeg beschreven?
Dekt het alle activiteiten af? Wat anders/ wat aanvullen?
Zou je de aandachtspunten nog beter kunnen samenvatten in een korter overzicht van de Do’s and Don’ts?
En tegelijkertijd dit handboek met de hulp van onze 7 collega campings in RCN Frankrijk nog te fin tunen. Wat zijn hun reacties hierop? Wat zouden ze anders doen/ aanvullen?
Verder is het de bedoeling om ook de financiële zaken zelf te gaan uitvoeren om te kunnen beoordelen of dit overeenkomt met de beschrijvingen in het handboek. Denk aan kassa’s tellen, geld voorbereiden om naar de bank te brengen, betalingen voorbereiden of uitvoeren, facturen aanleveren aan de boekhouding, betalingen in het reserveringssysteem invoeren, controles uitvoeren, carte bancaire betalingen controleren, etc., etc.
Wat is een handig dagritme voor een financiëel medewerker? Hoe kan je het beste het financiële gedeelte doen?

Comment briefly on your supervision by the organization: Een zeer goede stage, veel diversiteit. Het is een leuk team, je wordt niet zomaar in het diepe gegooid. Beheerders doen hun uiterste best voor de gast en begrijpen dat daarvoor ook een gemotiveerd team nodig is. Hierdoor steken ze ook de handen uit de mouwen voor het team.
Het werk is divers en interessant, ik ben blij dat ik hier terecht ben gekomen!

Requirements for students on placement

What kind of personal skills are required for this placement? independent, teamplayer, sociaal, flexibel, relaxed
Additional company requirements for this placement? no
English: Intermediate
Spanish:
French: Basic
German:
Italian:
Other languages:

The trip

Mode of transport to reach your destination: vliegtuig

Accommodation

How did you arrange your accommodation? company
How did you go to work every day? by foot

Visa / work permit / vaccinations

Do you need a visa? no
Do you need a work permit? no
How did you arrange the necessary documents:
How much time did it take to arrange the necessary documents?
Did you need certain vaccinations? No
How long in advance?

Language course

Did you take a language course before you started your placement? No
Would you recommend to have a language course prior to this placement? no

The costs in euros

Travelling expenses (e.g. return ticket): € paid by company
Accommodation (monthly): € paid by company
Local transport (monthly): € 0
General costs of living (monthly): € groceries €100
Costs of visa: € 0
Costs of work permit: € 0
What did the company pay for/to you? everything

Culture

How did you prepare for the country’s culture?
niet, het is een nederlandse camping met nederlandse eigenaren.
Did the culture of the country influence your performance during the placement in any way? no

Future students on placement

Future students are free to contact me for further information: Yes
My e-mail address: lauradek93@gmail.com

Other information

Recommendations on what to do and what not to do: Zeer leuke stage, zekere aan te raden!!
Leisure possibilities in the city/surroundings of where the placement took place: festivals, waterparken, kanoen, canyoning, paardrijden, paintball, adventure camp, quad rijden, grotten, kastelen, wijn proeven museums.

Media

Youtube link Youtube placement video link